מתחילים במפת הסדרה, לא במצלמה
לפני שכותבים תסריט, נותנים לכל פרק תפקיד ברור. לא פרק כללי על המערכת, אלא פרק שמוביל קהל מסוים ממשימה אחת לתוצאה אחת.
לכל פרק הגדירו:
- מי הקהל ומה התפקיד שלו בתהליך.
- מה הצופים כבר יודעים לפני שהם מתחילים.
- איזו משימה הם צריכים לבצע.
- מה הם צריכים לראות או לדעת בסוף.
- אילו הרשאות, כלים או חומרים דרושים להם.
- מי בארגון מוסמך לאשר את התוכן.
אם פרק אחד מנסה ללמד מתחילים, להזכיר למשתמשים ותיקים ולכסות את כל החריגים, הוא כבר לא יחידה. הוא ארון שהכניסו אליו את כל מה שלא מצא מקום במסמך אחר.
שמות הפרקים צריכים לתאר את המשימה בשפה שהצופים מזהים. פתיחת משתמש חדש ברורה יותר ממבוא למערכת. דיווח על תקלה ברור יותר מתפעול מתקדם. השם עוזר לצופים למצוא את ההדרכה, ולצוות שמתחזק את הסדרה להבין איזה פרק מושפע משינוי.
ממפים עכשיו את מה שצפוי להשתנות
אי אפשר לדעת מראש כל שינוי, אבל אפשר לזהות את המקומות שבהם השינוי צפוי יותר.
עברו על כל פרק וסמנו:
- מסכים, כפתורים, תפריטים וזרימות בממשק.
- נהלים ושלבים שבעלי התהליך עשויים לעדכן.
- שמות של מוצרים, מחלקות, תפקידים או מערכות.
- מספרים, נתונים ותאריכים שמופיעים בדיבור או על המסך.
- אזהרות והנחיות שדורשות אישור מקצועי.
- פעולות שתלויות בדגם, בגרסה או בסוג משתמש.
המטרה אינה להכניס את כל המידע המשתנה לשקופית אחת ולסיים. המטרה היא לדעת איפה הוא חי. ברגע ששם של כפתור מופיע גם בדיבור של המצולם, גם בהקלטת המסך וגם בכתובית, שינוי קטן כבר נוגע בשלוש שכבות.
מפרידים בין שכבות יציבות לשכבות מתחלפות
סדרת הדרכה יכולה לשלב צילום של אדם או פעולה, הקלטת מסך, קריינות, כתוביות וגרפיקה. אלה לא קישוטים שמלבישים בסוף. לכל שכבה יש תפקיד אחר וגם קצב שינוי אחר.
צילום של אדם או תהליך. מתאים למה שצריך לראות במציאות, כמו סדר פעולות בידיים, שימוש במכשיר או הסבר של בעל תפקיד. אם המידע המשתנה נאמר בתוך טייק ארוך ורציף, תיקון מקומי עלול לדרוש צילום נוסף.
הקלטת מסך. מציגה את הממשק עצמו. כדאי להקליט כל משימה כיחידה נפרדת ולשמור תיעוד של גרסת המערכת שבה צולמה.
קריינות. יכולה להסביר את מטרת הפעולה ואת ההחלטה שצריך לקבל בלי לקבע כל פרט חזותי בתוך הצילום. גם אותה כדאי להקליט ביחידות שאפשר לזהות ולהחליף.
כתוביות וטקסט על המסך. עוזרים לזהות שמות, שלבים ומונחים. הם נוחים לעדכון רק כאשר קובצי המקור והנוסח המאושר נשמרים בצורה מסודרת.
גרפיקה. יכולה להדגיש אזור במסך, להסביר קשר או להציג חלוקה לשלבים. אם היא מחוברת לתבנית עקבית אך נשמרת כאלמנט שניתן לעריכה, לא צריך לבנות בכל פעם את כל הפרק מחדש.
ההפרדה אינה מבטיחה שכל שינוי יהיה קטן. היא מאפשרת לראות את גבולות השינוי לפני שפותחים מצלמה, מיקרופון וציר עריכה באותה נשימה.
קובעים תבנית בלי להכניס את כל הפרקים לאותה קופסה
תבנית סדרה יוצרת שפה משותפת. היא לא מחייבת כל פרק להיות באותו אורך או להתקדם באותו מבנה בדיוק.
אפשר לקבוע מראש:
- פתיחה קצרה שמציגה את המשימה.
- דרך קבועה להצגת שם הפרק והקהל.
- שפה אחידה לכותרות, סימונים ואזהרות.
- עיקרון ברור למעבר בין צילום, מסך וגרפיקה.
- סיום שמבהיר מה הושלם ומהו הצעד הבא.
פרק שמלמד פעולה אחת במסך עשוי להיות בנוי בעיקר מהקלטת מסך וקריינות. פרק שמדגים שימוש בציוד עשוי לדרוש צילום של ידיים, פרטים ותוצאה נראית לעין. האחידות נמצאת בשפה ובהיגיון, לא בסטופר.
מתכננים צילום השלמות והקלטות מסך כיחידות
ביום הצילום כדאי להפריד בין הסברים כלליים לבין פעולות שיש סיכוי סביר שיתחלפו. במקום לבקש מהמצולם לומר פסקה ארוכה שכוללת פתיחה, שם מערכת, סדר לחיצות וסיום, מחלקים את החומר למקטעים בעלי תפקיד ברור.
בצילום פעולה אפשר לתכנן:
- פריים רחב שמציג את סביבת העבודה.
- קלוז־אפ של הפעולה המרכזית.
- צילום נפרד של רכיב או תוצאה שעשויים להשתנות.
- צילומי השלמה שיכולים לחבר בין מקטעים בלי להסתיר שלב חסר.
- רגע נקי מדיבור שבו אפשר לשלב קריינות או גרפיקה.
בהקלטת מסך, התחילו כל משימה מנקודה מוגדרת וסיימו לאחר תוצאה שאפשר לזהות. הימנעו מרצף אחד שעובר בין כמה משימות רק מפני שכפתור ההקלטה כבר דולק. החיסכון בלחיצה עכשיו עלול להפוך בהמשך למסע ארכאולוגי בתוך חומרי הגלם.
נותנים שמות שאפשר למצוא גם בעוד שנה
מודולריות אינה נמצאת רק בתסריט. היא נמצאת גם בתיקיות, בשמות הקבצים ובגרסאות שנשלחות לאישור.
לכל יחידה כדאי להצמיד מידע עקבי:
- שם הסדרה ושם הפרק.
- מספר או מזהה קבוע של הפרק.
- סוג החומר, כמו צילום, מסך, קריינות, כתוביות או גרפיקה.
- גרסת המערכת או הנוהל שאליהם החומר מתייחס.
- מצב האישור של הקובץ.
- תאריך הגרסה במסמכי העבודה שבהם הוא נחוץ לזיהוי.
שמרו גם את קובצי המקור ולא רק את הסרטון הסופי. קובץ וידאו סגור מראה מה פורסם. קובצי העריכה, הגרפיקה, הכתוביות והקריינות מאפשרים להבין ממה הוא נבנה.
בחרו גורם אחד שמרכז הערות מכל בעלי העניין. לא הודעה אחת ממשאבי אנוש, תיקון קטן מהמוצר וגרסה אחרת בתיבת הדואר של ההנהלה — אלא מסמך מאושר אחד שמבהיר מה משתנה ומי אישר אותו.
דוגמה מדומה לשינוי בממשק
נניח שסדרת הדרכה כוללת פרק על פתיחת בקשה במערכת פנימית. בפרק רואים פתיחה קצרה של מדריכה, הקלטת מסך של מילוי הטופס, קריינות שמסבירה את הבחירה הנכונה וכותרת גרפית עם שם הפעולה.
בגרסה חדשה של המערכת, הכפתור פתיחת בקשה משנה שם ליצירת פנייה והמיקום שלו במסך משתנה.
אם הפרק נבנה ביחידות נפרדות, בודקים את ההחלפות הבאות:
- הקלטת המסך שבה מופיעים הכפתור והמיקום הישן.
- משפט הקריינות שמזכיר את שם הכפתור.
- הכתובית או הכותרת הגרפית שבה מופיע השם הישן.
- כל צילום של המדריכה שבו היא אומרת או מצביעה על הפרט שהשתנה.
הפתיחה הכללית וההסבר על מטרת המשימה עשויים להישאר, כל עוד הם עדיין מדויקים ומתאימים לרצף החדש. זו דוגמה לתכנון, לא הבטחה שכל עדכון יישאר בתוך יחידה אחת. אם שינוי הממשק משנה גם את סדר הפעולות או את ההחלטה שהמשתמש צריך לקבל, צריך לחזור לתסריט ולא רק להחליף צילום מסך.
מתי מספיק תיקון נקודתי ומתי חוזרים לתסריט
תיקון נקודתי מתאים כאשר המשימה, הקהל וההיגיון נשארים זהים ורק פרט מוגדר השתנה. למשל שם, מסך, משפט קריינות או רכיב גרפי.
צריך לבדוק כתיבה או צילום מחדש כאשר:
- מטרת הפרק השתנתה.
- סדר הפעולות השתנה באופן שמשפיע על ההסבר.
- נוספה החלטה שהצופים חייבים להבין.
- הקהל זקוק כעת לידע מוקדם אחר.
- צילום קיים מציג פעולה שכבר אינה נכונה.
- אזהרה או הנחיה מקצועית השתנו.
- חיבור בין המקטעים יוצר רצף מבלבל או מטעה.
לא כל תיקון קטן צריך לגרור הפקה מחדש. גם לא כל שינוי גדול אפשר לפתור בחץ חדש על המסך. השאלה היא לא כמה מילים התחלפו, אלא האם הצופים עדיין יכולים לבצע את המשימה נכון לפי הפרק המעודכן.
מגדירים מי מחליט שהגיע הזמן לעדכן
ספריית הדרכה צריכה בעל תוכן, לא רק תיקייה. לכל פרק הגדירו מי אחראי לבדוק את הדיוק שלו ומי מוסמך לאשר החלפה.
טריגרים לבדיקה יכולים להיות:
- עלייה של גרסת מערכת חדשה.
- שינוי בנוהל או בסדר הפעולות.
- השקה, החלפה או שינוי שם של מוצר.
- שינוי בתפקידים או בקהלים המשתמשים בהדרכה.
- עדכון של אזהרה או הנחיה מקצועית.
- פער שמתגלה במהלך שימוש בפרק.
לפני החלפת סרטון, השוו בין הגרסה הקיימת לבין השינוי שאושר. בדקו את התסריט, התמונה, הקריינות, הכתוביות והגרפיקה. לאחר העריכה, העבירו את הפרק לבדיקה של בעל התוכן ושל הגורם שמרכז את הפרויקט. בתוכן טכני, רפואי, בטיחותי או רגולטורי, הנוסח וההמחשה צריכים לעבור אישור של הגורם המקצועי המתאים בארגון.
איך מחברים את התכנון להפקה
במיי מיי הפקות התהליך מתחיל בשיחת היכרות להבנת המטרה, הקהל והתקציב. משם בונים קונספט ותסריט, מתקדמים לצילום, לעריכה ולמסירה.
בסדרה שצריכה להשתנות, מיפוי העדכונים נכנס כבר לשלב המטרה והתסריט. מחליטים מה מצולם, מה מוקלט מהמסך, מה נאמר בקריינות ומה נשאר כגרפיקה או כתוביות. כך יום הצילום והעריכה נבנים סביב היחידות שהסדרה באמת צריכה.
אפשר לקרוא עוד על הפקת סרטוני הדרכה. לקראת שיחת היכרות, הביאו את רשימת התהליכים, הקהלים והשינויים שכבר נראים באופק. משם אפשר לבדוק אילו פרקים נכון לבנות ואילו שכבות כדאי להשאיר נפרדות.