איך להתכונן ליום צילום סרטון תדמית: צ'קליסט לחברות

מתחילים במטרה, בקהל ובמסר

לפני שמאשרים תסריט או מזמנים משתתפים, נסחו תשובות קצרות לשלוש שאלות:

• מה הסרטון צריך להסביר, להציג או להמחיש?
• מי הקהל שאמור לצפות בו?
• מה חשוב שהצופה יבין או יעשה לאחר הצפייה?

אם מעורבים בפרויקט כמה בעלי תפקידים, כדאי לבחור גורם אחד שמרכז את ההחלטות. הוא אינו חייב להחליט לבדו, אבל הוא צריך לדעת מי מוסמך לאשר את המסר, התסריט, המשתתפים והגרסה הערוכה.

בתהליך ההפקה של מיי מיי, שיחת ההיכרות נועדה להבנת המטרה, הקהל והתקציב. לאחר מכן נבנים הקונספט והתסריט, לרבות לוקיישנים וסטוריבורד, ורק בהמשך מתקיימים יום הצילום, העריכה והמסירה. אפשר לקרוא עוד על תהליך הפקת הווידאו של מיי מיי.

מאשרים את הקונספט לפני שסוגרים את יום הצילום

הקונספט והתסריט הם בסיס העבודה המשותף. לפני יום הצילום, עברו עליהם עם כל מי שאישורו נדרש ובדקו:

• האם המסר המרכזי ברור ומוסכם?
• האם שמות, תפקידים, מוצרים ומונחים מקצועיים כתובים נכון?
• האם ידוע אילו קטעים כוללים דיבור למצלמה, ראיון, פעילות ארגונית או צילום המחשה?
• האם כל הדוברים והמשתתפים הרלוונטיים מופיעים בתכנון?
• האם הלוקיישנים המתוכננים זמינים ומתאימים לפעולות המתוארות?
• האם הסטוריבורד תואם לתסריט ולמה שאפשר להציג בפועל?

שינוי מהותי במסר עשוי להשפיע גם על הדוברים, הלוקיישן והצילומים הנדרשים. לכן כדאי לרכז הערות, לפתור סתירות ולקבל אישור ארגוני לפני שמפיצים לוח זמנים סופי.

מחלקים אחריות בתוך הארגון

בפרויקט ארגוני, ההכנה נוגעת בדרך כלל בכמה מחלקות. חלוקת אחריות כתובה עוזרת לוודא שכל נושא נמצא בטיפול.

שיווק או תקשורת

• ריכוז המסר, השפה המותגית והחומרים שיופיעו בסרטון.
• אישור התסריט והשמות שיוצגו על המסך.
• הכנת לוגו, מוצר, מצגת או חומר חזותי שסוכם כי ייכלל בצילום.
• ריכוז המשוב לאחר קבלת גרסת העריכה.

הנהלה

• אישור מטרת הסרטון והמסרים המרכזיים.
• בחירת הדוברים מטעם ההנהלה, אם הם נדרשים.
• קביעת הגורם שמוסמך לתת אישור סופי מטעם החברה.

משאבי אנוש

• תיאום מול עובדים שמשתתפים בצילום.
• מסירת מידע ברור על שעת ההגעה, אופי ההשתתפות וההכנה הנדרשת.
• טיפול בתהליכים הארגוניים הנדרשים להשתתפות עובדים ולצילום באתר החברה.

איש הקשר ביום הצילום

• קבלת צוות ההפקה והכוונתו באתר.
• קשר עם אבטחה, קבלה, תחזוקה או מנהלי האזורים המצולמים.
• איתור משתתפים בזמן ומתן מענה לשינויים תפעוליים.
• ריכוז החלטות כדי שלא יתקבלו הנחיות סותרות מכמה גורמים.

בונים לוח זמנים סביב אנשים, מקומות ופעולות

לוח הזמנים צריך לחבר בין התסריט לבין המציאות הארגונית. סדרו את הצילומים לפי המשתתפים, הלוקיישנים והפעולות הנדרשות בכל חלק.

בעת התכנון, בדקו:

• מי צריך להגיע לכל מקטע צילום ומי נדרש רק לחלק מסוים?
• אילו חללים צריכים להיות זמינים ובאילו שעות?
• האם יש פעילויות שגרתיות, פגישות או אירועים שעלולים להתנגש עם הצילום?
• מי פותח חדרים, מכין מוצרים או מאפשר גישה לאזורים הרלוונטיים?
• האם הכניסה לאתר דורשת תיאום מוקדם, רישום אורחים או אישור לצוות?
• האם קיימים צורכי נגישות של משתתפים או אנשי צוות שצריך להעביר מראש לגורם המתאם?

שלחו זימון מסודר לכל משתתף עם מקום, שעת הגעה, איש קשר ותיאור קצר של חלקו. אם לוח הזמנים משתנה, עדכנו את כל הגורמים שמושפעים ממנו ולא רק את המצולם עצמו.

מכינים את הלוקיישן לצילום

עברו בכל לוקיישן שתוכנן בתסריט ובחנו אותו כפי שהוא צפוי להיראות ביום הצילום.

• פנו מהפריים פריטים שאינם צריכים להופיע בו.
• ודאו שהמיתוג, המוצרים והאביזרים שסוכמו זמינים, מעודכנים ונמצאים במקום הנכון.
• בדקו אילו פעילויות מתקיימות בסביבה ומתי צפויים רעשי רקע או תנועה של אנשים.
• תאמו גישה לחדרים, למסדרונות או לאזורי עבודה הנדרשים לצילום.
• יידעו עובדים באזור כדי שיֵדעו שמתקיים צילום ואל מי לפנות בשאלות.
• בדקו שאין בפריים מידע פנימי, מסכים, מסמכים או פריטים שהארגון אינו מעוניין להציג.

אם צילום מסוים תלוי במוצר, במכונה, במצגת או בתהליך עבודה, מנו אדם שמכיר אותם ויכול להכין אותם לפני המקטע הרלוונטי.

מכינים את המצולמים בלי להפוך את הדברים לדקלום

כל משתתף צריך להבין מדוע הוא מצטלם, מה צפוי לקרות ומהו הנושא שעליו לדבר. לקראת ראיון או דיבור למצלמה:

• שתפו מראש את מטרת הסרטון ואת הנושאים שיופיעו בשיחה.
• ודאו שהמצולם יודע אם הוא צפוי לענות על שאלות, לבצע פעולה או למסור טקסט שסוכם מראש.
• עברו על שמות, נתונים ומונחים שחייבים להיאמר במדויק.
• קיימו חזרה על הרעיונות המרכזיים ועל סדר הדברים, בלי לדרוש שינון אם הדבר לא סוכם בתסריט.
• בקשו מהמשתתף להביא אפשרות לבוש נוספת התואמת את הנחיות ההפקה והארגון, אם נמסרו כאלה.
• ודאו שהמשתתף יודע מתי להגיע, היכן להמתין ומי איש הקשר שלו.

אם כמה אנשים מציגים את אותו נושא, חלקו ביניהם את המסרים מראש כדי לצמצם כפילויות וסתירות.

מה בודקים ביום שלפני הצילום

היום שלפני הצילום מיועד לסגירת פרטים תפעוליים, לא לפתיחה מחדש של הקונספט כולו.

• התסריט, הקונספט והסטוריבורד אושרו על ידי הגורמים הנדרשים.
• רשימת המשתתפים מעודכנת, וכל משתתף אישר שקיבל את פרטי ההגעה.
• הלוקיישנים שמורים וזמינים בהתאם ללוח הזמנים.
• הכניסה של צוות ההפקה תואמה מול הגורמים הרלוונטיים.
• איש הקשר ביום הצילום זמין ומכיר את לוח הזמנים.
• מוצרי הדגמה, אביזרים, חומרי מותג ומסמכים שאושרו לצילום מרוכזים במקום ידוע.
• מסכים ומרחבים מצולמים נבדקו כדי למנוע הצגה לא מכוונת של מידע פנימי.
• השינויים האחרונים נשלחו בגרסה מרוכזת אחת לכל מי שצריך להכיר אותם.

מה בודקים בבוקר הצילום

• איש הקשר נמצא באתר ויודע היכן לקבל את הצוות.
• החדרים והאזורים הראשונים בלוח הזמנים פתוחים ומוכנים.
• המשתתפים הראשונים יודעים היכן ומתי להתייצב.
• המוצרים, האביזרים וחומרי המותג שנדרשים בתחילת היום נמצאים במקום.
• לא נוספו בחלל המצולם מסמכים, מסכים או פריטים שלא נבדקו.
• גורמי קבלה, אבטחה ותחזוקה מעודכנים בהתאם לצורך הארגוני.

מה להביא ליום הצילום

רכזו במקום נגיש:

• גרסה מאושרת ועדכנית של התסריט ושל לוח הזמנים.
• רשימת משתתפים ופרטי קשר של הגורמים המתאמים.
• לוגו, שמות ותפקידים בכתיב המאושר, אם הם נדרשים לעריכה.
• מוצרים, אביזרים וחומרי מותג שסוכמו בתכנון.
• בגדים חלופיים או פריטים אישיים בהתאם להנחיות שנמסרו למשתתפים.
• פרטי הגורם שמוסמך לקבל החלטות מטעם החברה במהלך היום.

מה כדאי להשאיר גמיש

גם אחרי תכנון מפורט, יום צילום כולל אנשים וסביבה ארגונית פעילה. אפשר לשמור על גמישות בסדר של מקטעים שאינם תלויים זה בזה, בניסוח טבעי של תשובות וברעיונות משלימים שעולים במהלך הצילום — כל עוד הם נשארים תואמים למטרה ולמסר שאושרו.

לעומת זאת, שינוי במסר המרכזי, הוספת דובר או מעבר ללוקיישן שלא נכלל בתכנון דורשים החלטה מרוכזת. כאשר עולה שינוי כזה, איש הקשר מטעם החברה צריך לבדוק מי מוסמך לאשר אותו ומה עוד מושפע ממנו.

אחרי הצילום: מרכזים משוב לקראת העריכה

לאחר יום הצילום מתחיל שלב העריכה והמסירה. כדי לנהל את המשוב מצד החברה:

• הגדירו מי צופה בגרסה ומי נותן את האישור הסופי.
• אספו הערות מכל בעלי העניין לפני שמעבירים אותן להפקה.
• איחדו הערות כפולות או סותרות לגרסה ארגונית אחת.
• כתבו כל הערה באופן שמבהיר לאיזה קטע היא מתייחסת ומהו השינוי המבוקש.
• בדקו במיוחד שמות, תפקידים, כתוביות, מיתוג ומונחים מקצועיים.
• הפרידו בין תיקון של טעות לבין בקשה לשינוי במסר שכבר אושר.

צ'קליסט מסכם ליום צילום סרטון תדמית

שבוע לפני

• [ ] המטרה, הקהל והמסר המרכזי מוסכמים.
• [ ] הקונספט, התסריט, הלוקיישנים והסטוריבורד נבדקו.
• [ ] הדוברים והמשתתפים נבחרו ותודרכו.
• [ ] מונה איש קשר מטעם החברה.
• [ ] הוגדר מי מוסמך לאשר שינויים ומשוב.
• [ ] לוח הזמנים מחבר בין משתתפים, חללים ופעולות.
• [ ] זימונים, אישורי כניסה וצורכי נגישות הועברו לטיפול.
• [ ] המוצרים, האביזרים וחומרי המותג הדרושים זוהו.

יום לפני

• [ ] כל המשתתפים קיבלו את פרטי ההגעה.
• [ ] כל הלוקיישנים זמינים ומוכנים.
• [ ] הכניסה לצוות ההפקה תואמה.
• [ ] האביזרים והחומרים מרוכזים.
• [ ] מסכים, מסמכים ומידע פנימי נבדקו.
• [ ] הגרסה העדכנית של התסריט ולוח הזמנים הופצה.

ביום הצילום

• [ ] איש הקשר זמין לקבלת הצוות ולתיאום מול הארגון.
• [ ] המשתתפים מגיעים בהתאם ללוח הזמנים.
• [ ] החללים והמוצרים מוכנים לפני כל מקטע.
• [ ] שאלות ושינויים עוברים דרך גורם מרכז אחד.
• [ ] רעיונות חדשים נבדקים מול מטרת הסרטון והמסר המאושר.

מתכננים סרטון עבור חברה או ארגון? אפשר לקרוא על הפקת סרטוני תדמית לחברות ולפנות למיי מיי לשיחת היכרות ולקבלת הצעת מחיר.